Таблицы
Таблица базы данных похожа на электронную таблицу - в обоих данные хранятся в строках и столбцах. Поэтому обычно достаточно легко импортировать электронную таблицу в таблицу базы данных. Главное отличие между тем, как данные хранятся в электронной таблице и базе данных, - это способ, которым упорядочиваются данные.
Чтобы база данных была максимально гибкая, данные должны быть упорядочено в таблице, чтобы избавиться от лишних элементов. Например, сохраняя сведения о работниках, следует настроить соответствующую таблицу, в которую данные каждого работника нужно ввести только раз. Данные о продуктах сохраняются в собственной таблице, а данные о филиалах - в другой. Эта процедура называется нормализацией.
Каждая строка в таблице называется записью. В записях сохраняются отдельные элементы данных. Каждая запись состоит из одного или нескольких полей. Поля соответствуют столбцам в таблице. Например, можно создать таблицу "Сотрудники", где каждая запись (строка) содержит сведения о отдельного работника, а поля (столбцы) содержат данные разного типа, например имя, фамилию, адрес и т. Полям должен быть назначен определенный тип данных (текст, дата или время, число или иной тип).
Чтобы понять, что такое записи и поля, можно представить старый карточный каталог в библиотеке. Каждая карточка в ящике соответствует записи в базе данных. Каждый элемент данных на отдельной карточке (автор, название и т.д.) соответствует полю в базе данных.
Формы
С помощью форм создается пользовательский интерфейс для ввода и редактирования данных. Формы часто содержат кнопки команд и другие элементы управления, предназначенные для выполнения различных функций. Можно создать базу данных, не используя формы, если просто отредактировать уже имеющуюся информацию в таблицах Access. Тем не менее, большинство пользователей предпочитает использовать формы для просмотра, ввода и редактирования информации в таблицах.
С помощью кнопок команд задаются данные, которые должны появляться в форме, открываются прочие формы и отчеты и выполняется ряд других задач. Например, есть "Форма клиента", в которой вы работаете с данными о клиентах. И в ней может быть кнопка, нажатием которой открывается форма заказа, с помощью которой вы вносите информацию о заказе, сделанном определенным клиентом.
Формы также дают возможность контролировать взаимодействие пользователей с информацией базы данных. Например, можно создать форму, в которой отображаются только определенные поля и с помощью которой можно выполнять только ограниченное число операций. Таким образом обеспечивается защита и корректный ввод данных.
Отчеты используются для форматирования, сведения и показа данных. Обычно отчет позволяет найти ответ на определенный вопрос, например "Какую прибыль в этом году принесли нам наши клиенты?" или "В каких городах живут наши клиенты?" Отчеты можно форматировать таким образом, чтобы информация отображалась в наиболее читабельном виде.
Отчет можно сформировать в любое время, и в нем всегда будет отображена текущая информация базы данных. Отчеты обычно форматируются таким образом, чтобы их можно было распечатать, но их также можно просматривать на экране, экспортировать в другие программы или вкладывать в сообщения электронной почты.
Запросы могут выполнять множество функций в базе данных. Одна из их основных функций — находить информацию в таблицах. Нужная информация обычно содержится в нескольких таблицах, но, если использовать запросы, ее можно просматривать в одной. Кроме того, запросы дают возможность фильтровать данные (для этого задаются критерии поиска), чтобы отображались только нужные записи.
Используются и так называемые "обновляемые" запросы, которые дают возможность редактировать данные, найденные в основных таблицах. При работе с обновляемым запросом помните, что правки вносятся в основные таблицы, а не только в таблицу запроса.
Есть два основных вида запросов: запросы на выборку и на изменение. Запрос на выборку только находит данные и предоставляет к ним доступ. Результаты такого запроса можно просмотреть на экране, распечатать или скопировать в буфер обмена, а также использовать в качестве источника записей для формы или отчета.
С помощью запроса на изменение, как видно из названия, можно выполнять определенные операции с найденными данными: создавать таблицы, добавлять информацию в уже существующие таблицы, а также обновлять или удалять данные.
Таблица базы данных похожа на электронную таблицу - в обоих данные хранятся в строках и столбцах. Поэтому обычно достаточно легко импортировать электронную таблицу в таблицу базы данных. Главное отличие между тем, как данные хранятся в электронной таблице и базе данных, - это способ, которым упорядочиваются данные.
Чтобы база данных была максимально гибкая, данные должны быть упорядочено в таблице, чтобы избавиться от лишних элементов. Например, сохраняя сведения о работниках, следует настроить соответствующую таблицу, в которую данные каждого работника нужно ввести только раз. Данные о продуктах сохраняются в собственной таблице, а данные о филиалах - в другой. Эта процедура называется нормализацией.
Каждая строка в таблице называется записью. В записях сохраняются отдельные элементы данных. Каждая запись состоит из одного или нескольких полей. Поля соответствуют столбцам в таблице. Например, можно создать таблицу "Сотрудники", где каждая запись (строка) содержит сведения о отдельного работника, а поля (столбцы) содержат данные разного типа, например имя, фамилию, адрес и т. Полям должен быть назначен определенный тип данных (текст, дата или время, число или иной тип).
Чтобы понять, что такое записи и поля, можно представить старый карточный каталог в библиотеке. Каждая карточка в ящике соответствует записи в базе данных. Каждый элемент данных на отдельной карточке (автор, название и т.д.) соответствует полю в базе данных.
Формы
С помощью форм создается пользовательский интерфейс для ввода и редактирования данных. Формы часто содержат кнопки команд и другие элементы управления, предназначенные для выполнения различных функций. Можно создать базу данных, не используя формы, если просто отредактировать уже имеющуюся информацию в таблицах Access. Тем не менее, большинство пользователей предпочитает использовать формы для просмотра, ввода и редактирования информации в таблицах.
С помощью кнопок команд задаются данные, которые должны появляться в форме, открываются прочие формы и отчеты и выполняется ряд других задач. Например, есть "Форма клиента", в которой вы работаете с данными о клиентах. И в ней может быть кнопка, нажатием которой открывается форма заказа, с помощью которой вы вносите информацию о заказе, сделанном определенным клиентом.
Формы также дают возможность контролировать взаимодействие пользователей с информацией базы данных. Например, можно создать форму, в которой отображаются только определенные поля и с помощью которой можно выполнять только ограниченное число операций. Таким образом обеспечивается защита и корректный ввод данных.
Отчеты
Отчеты используются для форматирования, сведения и показа данных. Обычно отчет позволяет найти ответ на определенный вопрос, например "Какую прибыль в этом году принесли нам наши клиенты?" или "В каких городах живут наши клиенты?" Отчеты можно форматировать таким образом, чтобы информация отображалась в наиболее читабельном виде.
Отчет можно сформировать в любое время, и в нем всегда будет отображена текущая информация базы данных. Отчеты обычно форматируются таким образом, чтобы их можно было распечатать, но их также можно просматривать на экране, экспортировать в другие программы или вкладывать в сообщения электронной почты.
Запросы
Используются и так называемые "обновляемые" запросы, которые дают возможность редактировать данные, найденные в основных таблицах. При работе с обновляемым запросом помните, что правки вносятся в основные таблицы, а не только в таблицу запроса.
Есть два основных вида запросов: запросы на выборку и на изменение. Запрос на выборку только находит данные и предоставляет к ним доступ. Результаты такого запроса можно просмотреть на экране, распечатать или скопировать в буфер обмена, а также использовать в качестве источника записей для формы или отчета.
С помощью запроса на изменение, как видно из названия, можно выполнять определенные операции с найденными данными: создавать таблицы, добавлять информацию в уже существующие таблицы, а также обновлять или удалять данные.
